Как превратить Excel из программы – калькулятора в мощную систему управления финансами?

Если вы давно и серьёзно работаете в Excel, то этот тренинг для ВАС!

Наверняка в своей работе Вы сталкивались с такими проблемами:
• Из-за маленькой ошибки в данных приходилось вручную перепроверять огромные таблицы
• Из-за того, что один пользователь редактировал свой файл, «слетали» ссылки или данные в других файлах
• Пользователи вводили в свои файлы разные данные (например, использовали разные списки покупателей) из-за чего потом приходилось сверять файлы вручную
• Приходилось вручную выполнять трудоёмкие операции? Например, удалять дубли из таблицы в 15 000 строк, сравнить между собой два разных списка или выбирать с одного листа на другой данные, отвечающие сразу нескольким условиям.
• Приходилось ли вам работать с данными, которые собирались из нескольких файлов, из-за чего было сложно проверить их достоверность и правильность расчётов?

Увы, подобного рода сложности сильно затрудняют использование Excel, а сотрудники и вовсе превращаются в «рабов цифр»

Какие результаты получат участники тренинга?

• Вы сможете за 2-3 минуты в автоматическом режиме свести данные из нескольких таблиц, даже если формат и содержимое таблиц не совпадает, а сами таблицы находятся в разных файлах.
• Вы научитесь создавать многопользовательские системы файлов, которые не будут рушиться от каждого «чиха» и будут правильно работать, даже если кто-то из пользователей внёс серьёзные правки в исходные файлы.
• Вы освоите приёмы автоматической работы с большими объёмами данных, которые избавят вас от множества однообразных операций и сможете за три-четыре минуты строить сложные отчёты по таблицами из сотен тысяч строк.
• Вы забудете про сложности при обработке данных из 1С и за 10 минут сможете переносить информацию из 1С в Excel.
• Вы изучите множество возможностей Excel, которые позволят вам практически всю скучную и надоедливую работу «перепоручить» компьютеру и позволят исключить множество ошибок, возникающих по вине персонала.
• Вы научитесь делать такие формы ввода данных, которые сотрудники при всём желании не смогут испортить. И сотрудники будут вынуждены вводить информацию так, как нужно вам, а не так, как они сами захотели.
• Вы сможете мгновенно выбирать данные из огромных таблиц по одному или нескольким критериям. Причём сможете делать это внутри одного файла, или автоматически «раскидывать» нужные данные по разным файлам.
• Вы научитесь создавать «самособирающиеся» отчёты, которые при изменении исходных данных смогут менять не только своё содержание, но и форму. Поэтому их никогда не нужно будет менять вручную.
• И ещё многое, много другое…

Все участники тренинга получат в подарок уникальный видеокурс Ильи Гришина «Бюджетирование и управленческий учёт в Excel»  (версия стандарт)! 

При участии более 3-х человек от одной компании скидка — 10% 

Видео отзывы участников предыдущего тренинга

!!! Участникам нужно приходить на тренинг с ноутбуками, с установленным MS Excel 2007 и выше. Это необходимо для выполнения практических заданий и сохранения результатов работы на тренинге.

!!! Группа слушателей не более 20 человек.

Программа тренинга

Организация, ввод и хранение исходных данных

Как организовать данные в файле, чтобы ничего не «ползло», не исчезало и не разваливалось. Быстрый ввод и контроль вводимых данных. 70% ручной работы возникает не из-за того, что данных много или они слишком разнородные, а из-за того, что они неправильно организованы. Количество ручной работы можно сократить минимум наполовину, просто построив правильную структуру данных

Компоновка данных и создание несложных отчётов
Несколько стандартных функций Excel, которые в разы упрощают обработку информации и на 70% закрывают задачи составления управленческой отчётности. несколько самых важных и нужных функций, которые понадобятся для правильной обработки данных, составления отчётов и перекомпоновки исходной информации. Уже при помощи всего нескольких функций вы можете создать работоспособную систему управления финансами, которая будет не очень красивой и не очень удобной, но будет стабильно и предсказуемо работать.

Из этого блока вы узнаете:

• Что такое пирамида управленческой информации и как понимание принципов построения пирамиды помогает в автоматической обработке данных
• Главный принцип автоматической обработки данных, который лежит в основе правильной автоматизации
• Что такое «статические» и «динамические» функции и почему система управления финансами, построенная на динамических функциях стабильно работает, а система, построенная на статических функциях – постоянно «разваливается»
• Важнейшие функции в системе управления финансами. Сходства и различия функций
• Какие функции, где, как и для чего и как использовать

 Практикум «Создание простых управленческих отчётов»

• Изучаем работу функций на практических примерах
• Разбираем примеры использования функций для автоматической обработки данных и составления несложных отчётов.
• На практическом примере изучаем базовые приёмы комбинирования функций.

Комбинирование функций и продвинутые отчёты
Комбинирование функций. Использование комбинированных функций для обработки сложных структур данных и создания мощных автообновляемых отчётов, которые будут сами себя изменять и дополнять при изменении исходных данных. для создания по-настоящему мощных, гибких и стабильных отчётов нам нужно будет
научиться комбинировать функции между собой и научиться использовать в одной ячейке сразу
несколько функций.

Система файлов и автоматический обмен данными
Создание многопользовательских многофайловых систем. Настройка автоматического обмена данными между множеством файлов и создание практически неразрушимой системы ссылок.
В процессе изучения этого модуля мы с вами создадим систему файлов, которая позволит
обмениваться данными между множеством файлов в полностью автоматическом режиме и будет лишена своих «традиционных» недостатков:
1. Все файлы будут автоматически обмениваться данными в режиме реального времени
2. Данные не будут «исчезать», «ползти» или теряться по дороге из одного файла в другой
3. Даже очень существенное изменение исходных файлов не будет приводить к появлению ошибок и разрушению связанных файлов

Как надёжно защитить ваши данные от ошибок, неаккуратного обращения и «самодеятельности» пользователей? Конечно, это не защитит её от профессиональных хакеров, но вполне надёжно защитит от неквалифицированных пользователей и неосторожного обращения.

Из этого блока вы узнаете

• Как работают механизмы защиты в Excel, от чего защита спасает, а от чего – нет
• Как избежать «самодеятельности» сотрудников при вводе данных и защитить файл от ввода неправильных данных
• Как правильно организовать и наладить многопользовательскую работу
• Как установить разным людям разные права и ограничения на работу с файлом
• Как правильно разграничивать полномочия сотрудников при работе с данными и наилучшим образом построить защиту файлов
• Как узнать – кто последний менял файл и как восстановить изменённые данные

Практикум «Установка защиты»

• Настройка прав доступа и защиты для одного файла
• Настройка прав доступа и защиты для системы из нескольких связанных файлов

Быстрая и лёгкая обработка больших массивов данных

Как легко и непринуждённо обрабатывать таблицы, которые содержат десятки столбцов и сотни тысяч строк данных. Вы научитесь эффективно работать с таблицами, которые содержат огромные объёмы данных – сотни столбцов и тысячи строк. И будете делать это быстро и непринуждённо.

Из этого блока вы узнаете

• Как за 2 минуты на основании массива данных из десятков столбцов и нескольких тысяч строк создать информативный и понятный отчёт, который можно дополнить или изменить буквально двумя-тремя щелчками мыши
• Как автоматически выбрать из большой таблицы данные, отвечающие нескольким определённым критериям и поместить их в нужное вам место (на отдельный лист или в отдельный файл)
• Как автоматически «разобрать» большую неудобную таблицу на несколько маленьких и удобных, каждая из которых будет содержать только нужные вам данные и может находиться как в этом же, так и в отдельном файле
• Как за 15 секунд собрать данные с разных листов, содержащих исходные данные (даже если этих листов 100) на один итоговый лист внутри одного файла, если все листы имеют одинаковый формат
• Как за 2-3 минуты собрать правильный итоговый отчёт из нескольких таблиц, которые содержат разные по содержанию и по размеру диапазоны данных и находятся в разных файлах

Практикум «Работа с большими массивами данных»

• Быстрое создание отчётов из больших массивов данных
• Настраиваем выборку данных из большой исходной таблицы по нескольким критериям
• Разбираем данные из большого исходного файла в несколько небольших файлов, каждый из которых будет содержать только нужные данные, выбранные по нескольким условиям
• Сводим данные из нескольких таблиц одинаковой структуры и размера внутри одного файла
• Сводим данные из нескольких таблиц разной структуры и размера, которые расположены в разных файлах. Настраиваем расшифровки

Быстрое получение и обработка данных из 1С
Дело в том, что от периода к периоду объём и состав данных, которые вводятся в 1С обязательно меняется. И поэтому в 1С меняется структура отчёта. Если вывести в 1С один и тот же отчёт за разные периоды, то, скорее всего, это будут два разных отчёта изменится количество строк и столбцов, состав (или порядок представления в отчёте) статей, контрагентов и т.д. и т.п. Поэтому в большинстве компаний традиционно считается, что 1С и Excel несовместимы на генетическом уровне и многие компании давно плюнули на возможность обработки данных из 1С в Excel. Однако проблема решается при помощи всего двух простых формул. Уже через 10 минут вы навсегда забудете про сложности, которые до этого испытывали при обработке данных из 1С в Excel.

Из этого блока вы узнаете

• Как правильно выгрузить данные из 1С, чтобы потом их можно было легко обработать при помощи Excel
• Как за 5 минут настроить файл, который будет переводить данные из того вида, в котором они выгружаются из 1С, в тот вид, который будет удобен для дальнейшей обработка в Excel
• Какие методы лучше всего использовать для обработки полученных данных?

Практикум «Получение данных из 1С»

• Настройка файла для импорта и трансформации данных из 1С в Excel
• Обработка импортированных данных и создание отчётов

Приёмы быстрой и продуктивной работы в Excel
Как использовать стандартные функции и возможности Excel, чтобы перепоручить монотонную работу компьютеру и в несколько раз ускорить и облегчить процесс обработки данных. На тренинге мы разберём множество функций и сервисных возможностей Excel, которые будут полезны при ведении бюджетирования и управленческого учёта и избавят вас от множества надоедливых «ручных» операций. Эти знания позволят вам сэкономить массу времени и сил, в разы ускорить обработку данных и минимизировать влияние «человеческого фактора» при обработке данных.

Из этого блока вы узнаете

• Как строить красивые диаграммы и графики прямо в ячейках таблицы
• Как автоматически выделить данные в таблице в зависимости от заданных условий
• Как внести изменения на несколько листов одновременно
• Как удалить повторяющуюся информацию из списка или таблицы в несколько тысяч строк
• Правильная работа с условиями. Простые и составные условия. Сложносоставные условия
• Как сделать многоуровневую сортировку данных и выполнить подсчёт итогов при сортировке
• Как группировать данные в таблицах, чтобы сделать их более читабельными, но сохранить детализацию данных

Практикум «Полезные функции Excel»

• Настройка условного форматирования. Пиктограммы и графики в ячейках таблицы.
• Настройка сортировок и группировок. Промежуточные итоги. Многоуровневые группировки.
• Автоматическое удаление повторяющейся информации и создание списков уникальных значений
• Настройка условий. Простые, составные, вложенные и сложносоставные условия

Тренинг для Вас проведёт